Anagrafe Nazionale Studenti - Informazioni operative

Mauro Freguglia

Il lavoro di gestione dell'ANS consiste in una serie di attività finalizzate al mantenimento e, se possibile al miglioramento, della qualità del dato relativo all'Ateneo di Ca' Foscari inviato al MIUR.

Tutte le attività di pulizia del dato devono essere effettuate in banca dati ESSE3 e di lì, attraverso il portale dell'Osservatorio Cineca ( digitare nella barra dell'url la semplice dicitura: osd.cineca.it e cliccare su consenti accesso), inviate al ministero.

Il lavoro di sistemazione degli errori e di correzione culmina nella fase finale di ogni mese (sul sito del Cineca sono visualizzabili le scadenze mensili per il 2009/10) con l'invio di 7 schede contenenti specifici dati relativi alle carriere universitarie degli immatricolati ed iscritti a Ca' Foscari. Tale invio deve essere fatto ogni mese sicuramente per gli ultimi anni accademici (2009/10, 2008/09, 2007/08) e ogni tanto per tutti gli anni a partire dal 2003/04.

Per problemi legati ad ANS in ESSE3 ci si può riferire a Christian Marcone di Kion (c.marcone@kion.it)… In realtà è sempre molto impegnato con tutti gli altri atenei e quindi non sempre riesce a rispondere… per la maggior parte delle richieste tuttavia si può consultare il blog http://kionans.wordpress.com/ che attraverso bollettini pressoché mensili ci aggiorna su quanto c'è da sapere in argomento (è importante leggere tutti i bollettini fin dall'inizio).

Marcone attraverso il blog ci ha appena informato che il ministero ha intenzione di richiedere alle università quest'estate di procedere con l'invio dei dati relativi agli a.a. 2001/02 e 2002/03. Bisogna tener presente che la situazione in banca dati per quegli anni creerà sicuramente problemi (si tratta di quello che è stato nominato “biennio nero”) perché all'inizio molte cose non erano gestite dai software gestionali. Cfr bollettino http://kionans.wordpress.com/2010/04/19/bollettino_35/

Di seguito elenco genericamente i punti da seguire ogni anno per la preparazione della banca dati ed il corretto invio del dato (per informazioni più dettagliate consiglio di seguire il manualetto predisposto da Kion):

1. Prima di fare qualsiasi cosa bisogna aggiornare le tabelle ministeriali relative a corsi di studio off.f. che vengono pubblicate ad inizio anno nel sito dell'osservatorio. L'aggiornamento è molto semplice e veloce (Cfr manualetto)
2. all'inizio di ogni anno deve essere fatta la mappatura di tutti i corsi di studio dell'offerta formativa. La mappatura consiste nell'assegnazione dei codici miur al corso di studio (codicione) ed ai singoli percorsi (codici off.f.)… per i dettagli basta consultare il manualetto… il lavoro è un po' lungo… e va fatto corso per corso attraverso i menù a tendina nelle maschere Corsi di Studio e Percorsi di studio.
3. Una volta che tutti i corsi (e i percorsi) sono mappati è necessario calcolare il potenziale studenti per l'anno accademico in corso dall'apposita maschera all'interno di Anagrafe Nazionale Studenti – Pannello di controllo. Il potenziale studenti è il massimo numero possibile di studenti caricabili in ANS e contiene gli immatricolati ed i trasferiti in ingresso (schede 1 e 4).
   Ad inizio anno il potenziale studenti potrebbe evidenziare alcuni studenti senza codice del corso off.f…* e non entrano in ANS… ciò potrebbe essere dovuto o a problemi nella mappatura del corso o a problemi con gli anni di regolamento… in generale per scoprire chi sono e qual è il problema è utile provare ad inviare una scheda 1 per l'a.a. sotto esame e verificare quali codici fiscali creano l'errore.
4. Una volta calcolato il potenziale si può procedere all'invio delle schede.
   Faccio presente una cosa importante: l'invio delle schede deve essere fatto in modo sequenziale e, se possibile, senza aspettare troppo tra l'invio di due schede. Questo perché i dati inviati con una scheda dipendono da quelli inviati con un'altra e se c'è un errore in una ne discenderanno uno o più errori nelle schede successive.
   Secondo le indicazioni di Marcone l'ordine di invio dovrebbe essere il seguente: 1-4-7-6-2-3-5 (mi pare… sicuramente le prime sono 1, 4 e 7).
   L'invio di una scheda in genere dura 10/15 minuti. Per la scheda 6 che contiene tutti i dati relativi alla carriera (una riga per esame sostenuto) ci vuole molto più tempo. Ritengo opportuno sottolineare che l'invio delle schede ed il calcolo del potenziale richiedono un forte utilizzo della RAM per questo sarebbe opportuno che venissero effettuate in orari in cui ESSE3 non è tanto utilizzato. (In realtà facendo una spedizione alla volta non ho mai avuto problemi se non qualche rallentamento della procedura).
5. Si inizia dalla scheda 1. In questa scheda si trovano i dati di immatricolazione. Cfr manualetto per dati.
   Per effettuare l'invio bisogna accedere alla maschera Generazione Spedizioni ANS. Si seleziona l'a.a. (es. 2010), il tipo di scheda (scheda 1 – avvio carriere) e il tipo di invio (dopo la prima volta sempre R, se si fa l'invio per la prima volta N).
   Una volta che l'elaborazione sarà conclusa bisogna nominare il file (es. Scheda1_2010) ed indicare dove salvarlo. Poi si clicca su Genera. A questo punto si va sul sito dell'osservatorio e nell'area “Upload file di test” si cerca il file Scheda1_2010 e si invia. Una volta che il file sarà elaborato viene generato un file con gli errori riscontrati che dovrà essere scaricato, estratto, e caricato in ESSE3 attraverso la maschera “Carica File degli errori”.
6. Una volta effettuato l'invio della Scheda 1 e caricati gli errori si va a verificare cosa non funziona. Il report degli errori identifica quegli studenti (attraverso il codice fiscale) che non superano i controlli generali (ERR 1). Tali errori, di cui è possibile visualizzare una descrizione sintetica nel report, impediscono il caricamento dello studente in ANS. Per effettuare le modifiche si copia il codice fiscale e lo si va a cercare in gestione studenti… da lì si risale al problema e si cerca di sistemarlo. Una volta effettuate le modifiche si procede ad un nuovo invio… se il problema è stato risolto l'errore non comparirà più nelle spedizioni successive.
7. Una volta sanati gli errori della scheda 1 si passa alla seconda scheda in ordine di importanza: la scheda 4. I dati contenuti in questa scheda riguardano i principali eventi di carriera (Iscrizioni annuali, trasferimenti, passaggi…). E' molto importante anche questa scheda in quanto contiene studenti non altrimenti caricabili in ANS (i trasferiti in ingresso). Anche qui si riscontrano errori tipici: un esempio sono gli anni di regolamento che, se sbagliati, spesso compromettono l'invio in ANS dello studente per mancanza del codice off.f di riferimento. Bisogna sempre verificare che l'anno di regolamento assegnato allo studente sia corretto e che per quell'anno il corso off dello studente esista. Un errore in scheda 4 che non è stato ancora risolto riguarda i corsi L66 (Traduzione e Interpretariato) e L88 (Traduzione Tecnico Scientifica). Per questi due corsi (negli a.a. dal 2003 al 2005/06) le sedi di iscrizione degli studenti sono sbagliate e ciò comporta la perdita di un centinaio di studenti. Per questo problema abbiamo mandato più di un ticket a Kion… non ci hanno ancora risposto.
8. La terza scheda da estrarre è la scheda 7. Questa scheda contiene i dati di chiusura carriera. In pratica in essa sono contenute le lauree e le rinunce. Ogni riga contiene i dati relativi alla laurea (data, voto, lode) o alla rinuncia (data..). In realtà questa scheda non genera molti errori, solo saltuariamente capita di avere problemi col campo “tipo laurea”.
9. La successiva scheda da estrarre è la scheda 2. Questa è una scheda che contiene ancora molti errori da sanare. Si tratta dei titoli di studio precedenti ed in particolare dei dati dell'istituto scolastico di maturità. In realtà gli errori riguardanti l'istituto scolastico vengono evidenziati nella seconda fase di analisi (i controlli di congruenza di cui parlerò tra breve). I problemi riguardano in particolare la codifica degli istituti scolastici: per molti istituti manca il codice miur mentre per molti altri esistono codici miur duplicati. Questa situazione deve essere ancora sanata e lo si può fare sostanzialmente in due modi:
   1. andando nella maschera Scuole Superiori e selezionando un codice MIUR giusto per l'istituto per il problema del primo tipo…
   2. attraverso la maschera “Riunifica scuole superiori” per i problemi di duplicazione di codice. (il lavoro di inserimento del codice MIUR l'ho fatto per gli a.a. 2008/09 e 2009/10 ed ho iniziato per il 2007/08… sono rimasti alcuni istituti problematici…)
10. Una volta inviata la scheda 2 si procede con la scheda 3. Questa scheda contiene i dati relativi a riconoscimenti o convalide di attività didattiche svolte precedentemente. Il problema riscontrato più comunemente è relativo a studenti per cui si erano riscontrati problemi con le altre schede e che per questo non erano presenti in ANS. La numerosità degli errori in questa scheda è spesso moltiplicata per tutti gli esami riconosciuti ad uno studente che non è presente in archivio per altri problemi. Ogni attività didattica riconosciuta a quello studente rappresenterà un errore.
    Una volta sanati tutti gli errori che escludono studenti dall'ans questo file di errori si svuoterà.
11. La scheda 6 contiene il dettaglio di tutte le altre attività didattiche sostenute dallo studente. E' una scheda molto pesante (circa 100000 record di media) perché ogni record corrisponde ad un esame sostenuto. Questa scheda in futuro avrà molta importanza perché, contrariamente a quanto avviene oggi, il ministero farà un controllo molto accurato sulla qualità di questi dati. Ciò vuol dire che verrà fatto un confronto tra quanto emerge in ANS e quanto era stato dichiarato in offerta formativa (requisiti di trasparenza)… se i conti non tornano lo studente viene escluso… bisogna stare molto attenti a questa cosa…
12. L'ultima scheda da inviare è la scheda 5. Questa scheda è molto leggera e contiene semplicemente informazioni nel caso alcuni studenti abbiano cambiato dati amministrativi (tasse, iscrizioni, residenze…) in genere la scheda non contiene più di un centinaio di record. Questa scheda è quella che genericamente sembra contenere un maggior numero di errori… in realtà spesso si tratta di studenti trasferiti in ingresso che hanno iniziato la loro carriera in un'altra università nel “biennio nero”. Questo comporta che dato che l'altro ateneo non avrà (ancora) inviato i dati perché il ministero non li voleva la carriera di questo studente non è presente in ans e di conseguenza tutto ciò che inviamo sul suo conto determina un errore. Questo è il motivo per cui la percentuale di record “coerenti” per queste schede in particolare per gli anni 2003/04 e 2004/05 sembra molto consistente. Tale percentuale in ogni caso tende a calare col passare degli anni dato che questi studenti stanno concludendo le loro carriere.

Sia in ESSE3 che all'interno del sito dell'Osservatorio è possibile trovare degli strumenti utili per verificare la presenza di errori e identificare il problema specifico.

Consiglio di iniziare guardando la voce “Analisi dati inviati” presente nella home page del sito dell'Osservatorio. Per ogni scheda sono indicati gli errori riscontrati per tutti gli anni accademici con possibilità di visualizzare il codice fiscale dello studente per cui si è verificato l'errore.

Nel sito dell'Osservatorio sono presenti anche i riepiloghi dei file inviati. Dopo ogni spedizione compare il file scaricabile degli errori di primo tipo mentre con cadenza quindicinale vengono prodotti i report degli errori di secondo tipo, i cosiddetti errori di coerenza.

Questo tipo di errore viene visualizzato nel caso a livello di singola scheda l'evento non crei problemi ma nel confronto con gli altri invii relativi alo stesso studente per le altre schede ed in altri anni accademici si vengano a evidenziare incongruenze tra le informazioni inviate.

Va precisato che in caso di non superamento del controllo di coerenza lo studente viene escluso dall'anagrafe.

Le date del 2010 in cui il ministero effettua i controlli di coerenza sono visualizzabili sul sito dell'Osservatorio.

Attualmente gli errori di coerenza del nostro ateneo che sono presenti in dose massiccia e che devono essere sanati sono soprattutto quelli che riguardano gli istituti scolastici di provenienza.

Un altro strumento presente sul sito dell'Osservatorio Cineca è quello che riguarda le carriere multiple. Nel momento in cui in anagrafe risulta presente ed attivo uno stesso studente (CF) in due atenei diversi, il Cineca evidenzia nell'elenco “carriere multiple” il caso che deve essere sanato, cioè una delle due carriere deve essere esclusa.

Attualmente in questa condizione ci sono numerosi studenti, divisi in due tipologie in base all'ateneo in cui è presente l'ultima carriera attiva. Queste carriere dovrebbero essere sistemate chiedendo il percorso, o i percorsi, che ufficiosamente si sono chiusi. In pratica lo studente dovrebbe effettuare la rinuncia agli studi. Per sistemare queste problematiche è però necessario un controllo puntuale delle carriere in modo da verificare, prima di inviare eventuali solleciti agli interessati, che non ci siano delle cose da sistemare in carriera, tipo trasferimenti non regolarizzati, problemi di migrazione dei dati…